Der Prozess zur digitalen Transformation hat in diesem Jahr in vielen Unternehmen einen besonderen Stellenwert erhalten. Vor allem in den Bereichen Sicherheit und bei den Möglichkeiten zur Heimarbeit wurde in die Digitalisierung investiert.
So hat der Wert der Digitaltechnologie, insbesondere der Automatisierung von Prozessen, durch die Pandemie zugenommen. Angesichts der Tatsache, dass mehr Menschen als je zuvor aus der Ferne arbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Technologie nicht nur Schritt halten kann, sondern auch dafür sorgt, dass die Teams nahtlos zusammenarbeiten, so als würden sie direkt nebeneinander arbeiten.
Mit der Digitalisierung von Prozessen entfällt die Notwendigkeit, physische Papierdokumente hin und her zu schicken, zu drucken, zu mailen, zu faxen und zu archivieren. Dadurch werden Genehmigungen schneller erteilt, die manuelle Dateneingabe entfällt und die Prozesse sind konsistent. Zudem wird ein besserer Einblick in den Status von Dokumenten gewährt. Das Team kann sehen, was bezahlt wurde, was noch aussteht und was möglicherweise verspätet ist, so dass schnellere und fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können.
Automatisierte Belegverarbeitung für Vertrieb und Rechnungswesen
Unidienst hat zahlreiche Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen entwickelt
Der UniPRO/Report Manager strafft mit der automatisierten Erstellung von Belegen und deren Versand den administrativen Aufwand in Vertrieb und Rechnungswesen massiv. Das Programm erstellt die Belege und verschickt sie sofort per E-Mail an den Kunden, gibt die Papierdokumente am Drucker aus und/oder speichert diese in Microsoft SharePoint bzw. im CRM-System.
Auch die intelligente Nutzung von Schnittstellen zu anderen Systemen führt zu Effizienzsteigerungen von Arbeitsprozessen.
Die UniPRO/Datev Schnittstelle verbindet Microsoft Dynamics 365 Sales und DATEV Mittelstand. Über die Schnittstelle werden im Standard Debitoren- und Rechnungsdaten nach DATEV übergeben und Zahlungen aus DATEV übernommen. Die Lösung automatisiert Routineprozesse. Somit geht das Rechnungswesen noch bequemer von der Hand und zugleich wird Arbeitszeit eingespart. Zudem stehen die Daten schneller zur Verfügung, die Prozessqualität wird gesteigert und es schleichen sich weniger Erfassungsfehler ein.
Tipps für Ihr digitales Transformationsprojekt
Auch wenn die Mitarbeiter noch nicht wieder im Büro sind, ist die Prozessautomatisierung ein entscheidender Faktor, die Effizienz von Prozessen zu steigern. Wenn es darum geht, sich auf ein digitales Transformationsprojekt vorzubereiten, ob groß oder klein, ganz gleich, wo sich Ihr Team befindet, haben wir einige Tipps für Sie:
- Selbstanalyse
Bevor Sie andere Personen in Ihr Automatisierungsprojekt einbinden, müssen Sie sich darüber informieren, wie die Automatisierung funktioniert und wie Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen davon profitieren können. Wie wird es sich positiv auf Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten auswirken? Und wie wird Ihre Belegschaft profitieren, wenn sie ins Büro zurückkommt? Denken Sie daran, dass es viel einfacher ist, andere mit ins Boot zu holen, wenn Sie deren Fragen beantworten und einen Vorschlag machen können.
Es ist wichtig zu verstehen, welche Arten von Prozessen automatisiert werden können und welche nicht: Nicht jede Aufgabe kann automatisiert werden, und nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Am besten fängt man mit sich wiederholenden Prozessen an – solchen, die nicht nur viel Handarbeit, sondern auch viel monotone Arbeit erfordern. Diese sind am einfachsten und mit den wenigsten Komplikationen zu automatisieren.
- Stellen Sie ein Unterstützungsteam zusammen
Die Aufgabe des Unterstützungsteams ist es, die Stärken und Problembereiche anderer Abteilungen zu analysieren und zu untersuchen, wie sich eine RPA-Implementierung – ob positiv oder negativ – auf andere Abteilungen innerhalb Ihrer Organisation auswirken wird. Das Einverständnis der verschiedenen Teammitglieder wird Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen:
Wie können Ihre Teams mit Hilfe der Prozessautomatisierung besser zusammenarbeiten?
Welche Prozesse sollen sofort automatisiert werden sollen, welche Prozesse können warten?
- Umsetzung mit Ihrem Partner für Automatisierungslösungen
Als spezialisierter Lösungsanbieter für digitale Transformation ist die Unidienst GmbH Ihr Partner für die Umsetzung Ihrer Prozesse. Auf Grundlage Ihrer internen Analyse erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine Umsetzungsstrategie und führen diese Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen ein.